5 skill informasi manajemen yang harus Anda miliki

Pengetahuan dan keterampilan Teknologi Informasi tidak lagi opsional untuk manajer layanan kesehatan. Unit kerja yang mengelola simrs harus belajar sebanyak mungkin tentang lima bidang berikut. Kehidupan kerja Anda dan kehidupan praktik Anda akan bergantung padanya!

Keahlian 1: Etiket dan Manajemen Email

Email dapat mengatur kehidupan kerja Anda jika Anda tidak membuat pilihan yang baik dengan pesan Anda. Manajer perlu tahu cara menggunakan Alat Aturan (Outlook) untuk secara otomatis memindahkan pesan ke folder, dan cara mengubah email menjadi Tugas dan Janji. Komunikasi kerja dapat berhasil atau gagal jika Anda tidak memiliki dasar-dasar di bawah perintah Anda. Mengetahui cara mengarsipkan email Anda tidak hanya akan menghemat waktu Anda ketika mencari informasi penting, tetapi juga akan menyelamatkan Anda dari frustrasi dalam mencari ratusan email. Berikut adalah dasar-dasar manajemen email:

Sebagian besar pakar organisasi merekomendasikan untuk melihat email Anda dua kali sehari, dan mematikan pengaturan yang segera memberi tahu Anda ketika Anda memiliki email baru. Email bisa sangat membuat ketagihan, dan dapat menyedot waktu Anda jauh dari proyek dan pekerjaan lain.

Sama seperti kertas, cobalah hanya menyentuh email sekali. Setelah Anda membaca email, putuskan apakah akan menghapusnya, jawab / teruskan dan hapus, atau lakukan hal lain dengan menyeretnya ke daftar tugas atau kalender. Jangan terjebak dalam siklus buruk membacanya sekali, dan pergi ke email berikutnya tanpa melakukan apa-apa. Jika Anda melakukannya, Anda akan berakhir dengan banyak email yang harus Anda baca lagi ... dan mungkin yang ketiga kalinya.

Jangan pernah, jangan pernah memasukkan sesuatu yang kritis (yang mengkritik) dalam email. Jika Anda perlu melakukan percakapan seperti itu dengan seorang kolega, angkat telepon. Kritik terhadap karyawan sebaiknya dilakukan secara langsung, dengan email tindak lanjut untuk file tersebut.

Selalu periksa nada keluar email Anda. Nada terbaik untuk email bisnis adalah profesional. Ini berarti salam, pesan, "terima kasih" dan catatan kaki dengan nama lengkap, judul, dan informasi kontak Anda. Beberapa organisasi lebih formal, dan ada pula yang kurang formal, tetapi saya lebih suka bersikap lebih profesional. Anda selalu dapat mengatur tanda tangan email Anda untuk memasukkan salam dan terima kasih dan nama Anda, jadi yang harus Anda lakukan hanyalah mengisi bagian tengah.

Untuk email yang perlu disimpan untuk referensi, buat subfolder di bawah Kotak Masuk Anda untuk menempatkan email referensi. Bahkan lebih baik, salin email ke dokumen Word, dan hapus emailnya.

Memiliki prioritas tinggi (bos atau bos Anda) dan email prioritas rendah (listservs, langganan) secara otomatis masuk ke folder mereka sendiri. Email prioritas rendah dapat menunggu dan email prioritas tinggi dapat ditangani terlebih dahulu.

Waspadalah terhadap email grup dengan lelucon, kearifan rumahan, tes cerdas dan gambar yang tidak dapat dipercaya karena mereka membuang-buang waktu Anda. Jika Anda perlu istirahat dari pekerjaan, berjalan-jalan, tetapi singkirkan email grup. Mereka mengambil ruang email pribadi dan server dan dapat berbatasan atau langsung ofensif, menyebabkan masalah jika Anda tidak menggigitnya sejak awal. Ingat bahwa email dapat ditemukan secara hukum.

Berhati-hatilah dalam menjawab email dari atas kepala Anda, mungkin ketika Anda marah, atau terburu-buru. Jika Anda perlu menunda menjawab email karena suasana hati Anda, seret email ke daftar tugas dan atur apa yang harus dilakukan untuk besok.

Keahlian 2: Memahami Perangkat Lunak Kantor Medis

Singkatan datang dan pergi, tetapi perangkat lunak dasar yang mendukung praktik medis tetap sama. Sistem informasi manajemen keperawatan biasanya mencakup pendaftaran, penjadwalan, penagihan, dan pelaporan sebagai satu komponen. Sistem saat ini dibangun di sekitar fungsi penagihan, dengan penjadwalan dan pendaftaran mendukung kemampuan untuk menghasilkan klaim elektronik dan mengembalikan pembayaran ke transaksi. Karena penagihan menjadi lebih terstandarisasi, pelaporanlah yang dapat membuat atau menghentikan praktik.

Electronic Medical Records (EMR) kadang-kadang disebut dalam arti yang lebih luas sebagai EHR (Electronic Health Records) dan berkisar dari sistem yang paling sederhana yang bertindak sebagai repositori untuk bagan elektronik ke sistem yang paling canggih yang mungkin termasuk pencitraan digital, e- resep, pesan kompleks, rekonsiliasi obat, dan peringatan tes, antara lain. EMR dan PMS dapat sepenuhnya terintegrasi, atau dapat berinteraksi satu sama lain, mengisi yang lainnya secara satu arah atau dua arah. Para manajer dengan pemahaman yang lebih dalam tentang sistem perangkat lunak mereka sendiri akan merasa lebih mudah untuk menerapkan pembayaran untuk ukuran kinerja seperti PQRI dan e-prescription, dan tidak harus bergantung pada vendor untuk mendidik mereka.

PACS adalah Pengarsipan Gambar dan Sistem Komunikasi dan memungkinkan pengindeksan dan pengambilan gambar dengan mudah. PACS ada terutama di kantor-kantor spesialis radiologi dan bedah, tetapi karena semakin banyak rumah sakit memperluas hak-hak ESDM dan PAC ke kantor dokter, manajer perlu memahami sesuatu tentang teknologi.

Sistem lain yang akan antarmuka ke sistem Anda adalah transkripsi, sistem penagihan outsourcing, gudang data, kantor kliring klaim, sistem posting elektronik, dan antarmuka layanan web. Dapatkan atau buat representasi grafik dari perangkat lunak dan sistem / jaringan perangkat keras Anda sehingga Anda dapat berbicara secara mendalam tentang hal itu dan memahami efek dari penambahan server baru, workstation atau modul perangkat lunak.

Keahlian 3: Menggunakan Teknologi untuk Tetap Terkini di Bidang Anda

Majalah, surat kabar, dan bahkan berita televisi tidak disukai karena orang-orang menemukan berita terbaru dan paling mendalam di Internet. Untuk manajer kantor dokter, berita dan informasi penting tersedia melalui situs web, buletin berita, umpan berita, webinar, podcast, listserv, dan blog. Bagaimana seorang manajer menyaring semua opsi ini dan tetap mengikuti tuntutan menjalankan praktik sehari-hari?

Salah satu cara terpenting untuk menggabungkan informasi ini adalah dengan berlangganan feedreader atau email dari situs web yang Anda sukai dan meminta berita datang kepada Anda (disebut "teknologi push"), alih-alih Anda memeriksa situs web setiap beberapa hari atau kapan pun Anda ingat (alias "teknologi tarik"). Ini adalah program yang pada akhirnya akan menghapus sebagian besar, jika tidak semua, langganan majalah Anda. Anda tahu tumpukan majalah profesional yang Anda miliki di kantor atau di rumah bahwa Anda telah memindai tetapi masih berencana untuk membaca secara mendalam? Hilang!

Sebagian besar situs web menawarkan opsi email atau RSS kepada penggunanya. Opsi email meminta Anda untuk memasukkan alamat email Anda dan akan mengirim email kepada Anda ketika informasi baru tersedia, biasanya menawarkan konten lengkap di dalam email itu sendiri. Ini sangat ideal bagi siapa saja yang memiliki email-email ini secara otomatis dimasukkan ke dalam subfolder email untuk dibaca nanti.

RSS adalah singkatan dari Really Simple Syndication dan merupakan cara untuk mendorong konten dari banyak situs ke feedreader, yang merupakan pengatur umpan situs web. Ada banyak feedreader yang tersedia tanpa biaya dan menambahkan feed situs web baru ke feedreader pribadi Anda semudah mengklik ikon RSS oranye di halaman situs web dan mengidentifikasi feedreader yang Anda gunakan. Yang menyenangkan tentang menggunakan RSS adalah Anda dapat mengelompokkan situs ke dalam kategori yang Anda putuskan, mudah untuk menambahkan situs baru dan menjatuhkan situs yang Anda buang-buang waktu, dan Anda tidak menyumbat program email Anda dengan banyak email .

Webinar dan podcast adalah cara lain untuk tetap terkini. Banyak webinar gratis dan memungkinkan Anda mencelupkan kaki ke kolam pengetahuan tentang topik tertentu. Webinar dengan biaya tambahan biasanya lebih lama dan lebih mendalam, dan dapat menggantikan konferensi masuk tradisional yang telah menjadi pemecah anggaran bagi banyak praktik.

eBook dengan cepat menjadi cara untuk mendapatkan informasi yang Anda inginkan saat Anda menginginkannya. Sebagian besar eBook berharga murah (ada yang gratis) dan dapat disimpan atau dicetak.

Keahlian 4: Interaksi Pasien Online dan Aplikasi Web 2.0

Interaktivitas pasien melalui situs web praktik tumbuh secara eksponensial. Banyak praktik menggunakan fungsionalitas web untuk berkomunikasi dengan pasien mereka melalui pesan aman. Ini memungkinkan komunikasi dua arah seperti:

1. Meminta janji temu (pasien) atau pengingat janji temu (latihan)

2. Mengirim pernyataan; pasien membayar online dengan kartu kredit (latihan & pasien)

3. Menginformasikan pasien tentang hasil tes (praktik)

4. Membuat catatan kesehatan pribadi (pasien)

5. Meminta isi ulang resep (pasien)

6. Kunjungan kantor virtual (praktik & pasien)

7. Lengkapi pendaftaran melalui formulir fillable.pdf dan unduh ke praktik sistem manajemen (praktik & pasien)

8. Minta catatan medis; kirim salinan elektronik yang sama (praktik & pasien)

9. Lengkapi riwayat penyakit saat ini sebelum kunjungan di tempat (pasien)

10. Tanyakan & jawab pertanyaan untuk dokter, perawat, atau staf (pasien & praktik)

Jika Anda tidak mencari cara untuk berkomunikasi dengan pasien Anda secara elektronik, mulailah sekarang. Web 2.0 sekarang lebih sering disebut sebagai jejaring sosial, media sosial atau media baru. Apa yang dimulai sebagai cara teman berkomunikasi satu sama lain sekarang adalah kemampuan yang luar biasa, terus berkembang untuk terhubung / memasarkan ke bisnis, pasien, dan perujuk. Sangat sedikit praktik medis yang menggunakan media sosial, tetapi mereka harus, karena itu adalah jalan masa depan, dan dalam banyak kasus, sangat terjangkau.

Keahlian 5: Manajemen dan Retensi Pengetahuan

Sebagian besar kantor medis berusaha keras untuk mendokumentasikan proses seperti "Cara Membuat Janji Untuk Dr. Jones," tetapi merasa sulit untuk mengikuti dokumentasi perubahan protokol tertulis tersebut. Dokumentasi sangat penting untuk operasi karena mendukung kinerja dan konsistensi kerja, dan merupakan dasar untuk melatih karyawan baru. Metode dokumentasi tradisional untuk sebagian besar praktik adalah penggunaan dokumen Word, yang dapat membuat kemacetan kegunaan langsung. Karena biaya, Microsoft Office tidak diinstal pada banyak workstation, dan banyak karyawan kantor tidak dilatih untuk menggunakan Word, sehingga tanggung jawab untuk pembuatan asli dan perubahan protokol jatuh ke satu orang. Perubahan dalam perawatan kesehatan terjadi begitu cepat sehingga tidak masuk akal bagi satu orang untuk dapat memperbarui semua dokumentasi, kecuali jika mereka didedikasikan untuk itu secara penuh waktu.

Solusi yang lebih baik dan lebih terjangkau tersedia. Pengenalan wicara dan wiki kantor adalah dua kemungkinan untuk mendokumentasikan proses kantor. Pengenalan ucapan (Anda mungkin sudah menggunakannya untuk transkripsi Anda) adalah solusi yang sangat terjangkau, tetapi butuh waktu untuk melatih program untuk mengenali suara Anda. Jika Anda tidak terbiasa mendikte, itu mungkin juga merupakan kurva belajar, tetapi ia akan membayar dividen di ujung jalan. Dokter dapat menggunakannya untuk membantu Anda dengan mendikte preferensi mereka, seperti janji temu, asupan pasien, pengaturan kamar, pengaturan prosedur, protokol telepon pasien dan protokol kontak panggilan setelah jam kerja.

Wiki pribadi adalah tawaran bagus lainnya di pasar, karena banyak yang tersedia tanpa biaya, dan dapat diinstal dan dikelola di web. Wiki membutuhkan setidaknya satu orang untuk berfungsi sebagai editor. Karena Anda dapat membuat seluruh staf Anda mengerjakan dokumentasi, staf menjadi sangat berinvestasi dalam proses menjaga wiki tetap segar dan mutakhir.

Ada program web manajemen proyek gratis atau berbiaya rendah lainnya yang juga dapat digunakan untuk melacak perubahan dan mengingatkan staf untuk mendokumentasikan perubahan nanti. Satu bidang yang paling penting untuk melacak perubahan dan mengelola pengetahuan dalam praktik adalah dalam penagihan. Banyak praktik disandera oleh biller mereka karena pengetahuan mereka sangat spesifik dan eksklusif sehingga manajer merasa tidak dapat menutupnya jika mereka pergi. Tidak boleh ada praktik yang rentan berdasarkan pengetahuan yang dimiliki karyawan tunggal, termasuk manajer.

Kunjungi juga: